“اهمیت استفاده از نرم افزار های حسابداری در کسب و کار امروزی”

در گذشته که کسب کار ها به چند مغازه و کارگاه کوچک خلاصه می شد نیاز چندانی به یک حسابدار و کار های مربوط به حسابداری مانند تهیه گزارش سود و زیان و کار های از این قبیل نبود. اما در این دوره با پیشرفت روز افزون علم و همگام شدن جامعه با فناوری و گسترش کسب و کار ها و به وجود آمدن کارخانه ها و فروشگاه های زنجیره ای دیگر نمی توان حساب و کتاب های مربوط به یک ماه را در چند صفحه خلاصه کرد و مدیر کارخانه و فروشگاه نیازمند استخدام چندین حسابدار با تجربه برای انجام امور مالی مربوطه می باشد که هم هزینه ی زیادی در بر دارد و هم در بعضی موارد کار ها زمان بر خواهند بود. در این نوشته می خواهیم به این بپردازم که نرم افزار های حسابداری چگون در کسب و کار های امروزی تاثیر گذار شدند.

با پیشرفت علم و همسو شدن جامعه با فناوری، بخش عمده ای از مسئولیت‌ها از نیروی انسانی گرفته و به تکنولوژی محول شده است. برای انجام این مسئولیت ها معمولاً وقت و انرژی بسیار زیادی از کارمندان هر بخش اتلاف میشود. برای رفع این مشکل شرکت های نرم افزاری دسته ای از نرم افزارها را با عناوینی از جمله نرم افزار حسابداری تهیه و به کاربران نیازمند به این مقوله ارائه کردند، که موجب سرعت بخشیدن و آسان تر شدن رسیدگی به امور مالی و بخش حسابداری می‌شود.

اخیراً، استفاده از نرم افزار حسابداری، موجب ایجاد تغییرات چشمگیری در امور مالی واحد‌های تجاری شده و تاثیرات زیادی در رونق بازار کسب و کار گذاشته است. در واقع، استفاده از این نرم افزارها باعث سرعت بخشیدن به امور مالی، حسابداری در زمینه های مختلف کاربردی می‌شود. بخش‌های اصلی که نرم افزار حسابداری در آن نقش مهمی را ایفا میکند شامل انبار‌داری و دارایی، حساب‌های بانکی و صندوق‌ها، صورت‌های مالی میباشد. سرعت بخشیدن و سهولت کار در بخش حسابداری موجب رونق و سوددهی بیشتر در بازار کسب و کار می شود.

در چند سال اخیر، کار با نرم افزار های حسابداری باعث ایجاد تغییرات زیادی در امور حسابداری واحدهای تولیدی و تجاری شده و نیز موجب رونق و سود دهی بیشتر در بازار کسب و کار شده است. در حقیقت این نرم افزارها باعث آسان تر شدن و تسریع در امور حسابداری و مالی در زمینه های گوناگون کاربردی برای شرکت ها ، فروشگاه ها ، کارخانه ها و… می شود. بخش های اصلی انواع نرم افزار های حسابداری شامل بخش انبارداری (مقدار ورودی و خروجی کالا ها) بخش مدیریت حساب های بانکی و صندوق ها و بخش بایگانی اطلاعات و اسناد می شود.

بیشتر بخوانیم: مرور اسناد در نرم افزار هما

اهمیت حسابداری و نرم افزارهای آن در رشد کسب و کار :
با یک نرم‌افزارحسابداری یا نرم‌افزار مالی مناسب می‌توان سرمایه‌گذاری و نیاز نقدی شرکت را به خوبی مدیریت و نظارت کرد. حسابداری یکی از مهم‌ترین توابع هر شرکتی محسوب می‌شود. در واقع زبان کسب و کار علم حسابداری و فرآیند آن در شرکت‌هاست. برای اولین بار در زمان‌های باستان از حسابداری استفاده شد و به مرور زمان این علم تکمیل‌تر و پخته‌تر شد. حسابداری را می‌توان به شاخه‌های مختلف تقسیم کرد مانند حسابداری مالی، حسابداری مدیریت و… . هم حسابداری مالی و هم حسابداری مدیریتی جزیی از فرآیندهای کسب‌وکارهای حرفه‌ای هستند. حسابداری مالی بر گزارش‌های قانونی استوار است و حسابداری مدیریتی بر گزارش‌های مختلف برای استفاده‌ی داخلی شرکت مبتنی است که به نیازهای مدیران مرتبط می‌شود. حال به اهمیت حسابداری در کسب و کار می‌پردازیم.

توجه به نکات طلایی نرم افزار حسابداری چقدر مهم است؟
مدیریت دفاتر حسابداری برای کسب و کارهای کوچک وظیفه‌ای نیست که کوچک شمرده شود. ثبت گزارش های مالی نرم افزارهای حسابداری و توجه به نکات طلایی سیستم‌های حسابداری و مالی بسیار مهم تلقی می‌شود زیرا می‌تواند به شما در فهم نقاط قوت و ضعف کسب و کارتان یاری رساند. دیگر تنها یک دفتر کل نوشته شده یا صفحه گسترده اکسل برای انجام امور حسابداری کافی نمی‌باشد. تا چند سال پیش اپلیکیشن های حسابداری بر روی دسکتاپ صاحبان کسب و کارهای کوچک و یا کامپیوترهای حسابداران قابل استفاده بودند. دفاتر حسابداری از مکان دیگری قابل دسترسی نبودند و تنها یک نفر می‌توانست آن ها را در زمانی واحد مشاهده نماید. سپس کاربرد رایانش ابری رایج گردید و تامین کنندگان نرم افزار حسابداری فراگیر شدند.

حسابداری یک فعالیت خدماتی است. با پیشرفت علم حسابداری و ورود علم برنامه‌نویسی و فناوری اطلاعات و مرتبط‌شدن این دو با هم نرم‌افزارهای مالی و حسابداری زیادی به وجود آمدند که می‌توانند به راحتی همه‌ امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را تنها با وارد‌کردن اطلاعات انجام دهند و دیگر نیازی به آن هجمه اطلاعات روی‌ هم‌ انباشت‌ه‌شده و صورت‌های مالی در هم‌ریخته و بلاتکلیف نیست. تنها کافی است اطلاعات صحیح را به نرم‌افزار مالی یا نرم‌افزار حسابداری جامع خود بدهید تا تمام فعالیت‌های جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و خروجی‌های موردنیاز را به شما بدهد.

استفاده آسان:
نرم افزار حسابداری آنلاین با کاربری آسان، یک داشبورد آسان را به نمایش می گذارد که گزارش کوتاه و سریعی از سلامت مالی شرکت بلافاصله پس از ورود به سیستم تدارک می‌بیند. داشبورد حتی حساب های اصلی شما را مشخص کرده تا شما بتوانید به سرعت نمایی از چگونگی کارکرد کسب و کار خود بدست آورید.

شما باید قادر به یادگیری داشبورد و اشراف کامل بر آن باشید و عملیات اولیه حسابداری را با چندین کلیک اجرا نمایید. نیازی نیست تا زمان ارزشمند خود را صرف سفارشی سازی یک صورتحساب برای یک مشتری خاص کنید یا به دلیل مواجهه با سررسید نامنتظره یک قبض غافلگیر شوید.

بیشتر بخوانیم: حساب تنخواه در نرم افزار هما

یکپارچگی و هماهنگی با سایر ابزارها:
هر کسب و کاری منحصر به فرد بوده و از تعداد بسیار زیادی ابزار برای پیش بردن امور به شکلی روان و پیوسته استفاده می‌کند. ممکن است شما از اپلیکیشن های متفاوتی برای مدیریت کارکردهای مختلف کسب و کار خود استفاده کنید (شاید از یک پلتفرم تجارت الکترونیکی، یک سیستم CRM و یا یک کنترل کننده شغل). به دنبال یک نرم افزار حسابداری باشید تا با سایر اپلیکیشن های مدیریت کسب و کار یکپارچه شود.

همچنین به خاطر داشته باشید زمانی که کسب و کار شما به موفقیت و رشد دست می یابد شما ممکن است از ابزارهای دیگری برای مدیریت حجم کار اضافه شده استفاده نمایید. به صورت کلی هر چقدر کسب و کار شما از قابلیت انعطاف پذیری بیشتری برخوردار باشد بهتر و مفیدتر است.

به بانک شما متصل شود:
شاید داشتن قابلیت اتصال دفاتر حسابداری شما به بانک از اهمیت بیشتری نسبت به ویژگی یکپارچگی با CRM و یا پلتفرم کنترل کننده شغلی برخوردار باشد. در گذشته شما ممکن بود مجبور به وارد کردن دستی تراکنش های بانکی در نرم افزار دسکتاپ خود می‌شدید. اما اپلیکیشن های ابری امروزه این کار را برای شما به صورت اتوماتیک انجام می‌دهند. بانک، کارت اعتباری و اظهارنامه های PayPal می‌توانند مستقیما وارد نرم افزار حسابداری شما شوند. تمام چیزی که نیاز به انجام آن دارید مطابقت دادن تراکنش های بانکی با تراکنش های حسابداری است. این فرایند بسیار دقیق تر و کاراتر از روش قدیمی است.

از داده های شما محافظت کند:
هنگامی که داده های مالی در حافظه ابری ذخیره می شود، دیگر امکان این که اطلاعات ضروری به خاطر آسیب دیدن درایو هارد کامپیوتر، نوسان برق و یا ریختن چای از دست برود وجود نخواهد داشت. داده‌ها در سرورهای خارجی برای شما ذخیره خواهند شد. تعداد گرفتن نسخه پشتیبان در میان تولید کنندگان متفاوت است. بنابراین مطمئن شوید که این عامل را در تصمیم گیری های خود در نظر گرفته اید.

با ایجاد نرم افزار ابری داده های شما در معرض خطر نفوذ و حمله های اینترنتی قرار گرفته‌اند. بانکداری اینترنتی یک استاندارد امنیتی را بوجود آورده است بنابراین مطمئن شوید که نرم افزار شما از این استاندارد برخوردار است. این به معنی رمزنگاری لایه سوکت امنیتی (SSL) ، محافظت سرور فایروال چند لایه و بازرسی و نظارت روتین خارجی است.

پشتیبانی از مشتری :
زمان یادگیری هر نرم‌افزار جدیدی قابلیت اتصال آن به یک کارمند، سایر کاربران و متخصصان ضروری می باشد. جواب سوال شما همیشه در دفترچه راهنما و یا بخش منابع یک وب سایت قابل پیدا کردن نیست.

تامین کنندگان نرم افزار با پایگاه بزرگ مشتریان معمولا از یک جامعه آنلاین برخوردار هستند که متشکل از کاربرانی است که با یکدیگر در تعامل هستند. این جوامع معمولا توسط کارمندان نظارت می شوند و در زمان لزوم در بحث ها دخالت می کنند.

اگر شما براستی به دنبال آن هستید که در تهیه گزارشات مالی حرفه ای شوید می توانید نرم افزاری را انتخاب کنید که آموزش های وسیعی مانند خودآموزهای ویدیویی و وب کنفرانس ها را ارائه می دهد.

 

قیمت:
گزینه های رایگان نرم افزار وجود دارند اما معمولا با توجه به تعداد ویژگی های در دسترس قیمت گذاری می شوند. پرداخت حق اشتراک ماهانه به یک تامین کننده SaaS حسابداری برای بیشتر کسب و کارهای کوچک انتخاب گزینه مناسب را تسهیل میکند. این شرکت ها معمولا نسخه ای رایگان پیشنهاد می‌دهند که یک راه اصلی برای تعیین بهترین گزینه برای کسب و کار کوچک شما خواهد بود.

با استفاده از این ویژگی های باید بتوانید یک اپلیکیشن حسابداری که با نیازهای خاص کسب و کار شما متناسب بوده و وظایف معمول حسابداری را برای شما آسان و در دسترس می سازد، پیدا نمایید. خوشبختانه این انتخاب به شما دیدگاهی از موقعیت مالی شرکت ارائه می دهد و به شما قدرت گرفتن تصمیمات کسب و کار منطقی و سودآور را خواهد داد.

مهم‌ترین حُسن نرم‌افزار حسابداری این است که از ماهیت مالی شرکت برای ذی‌نفعان مختلف شرکت اطلاعات کمی زیادی به وجود می‌آورد تا بتوانند از این اطلاعات مدیران یا سهامداران برای تصمیمات آتی استفاده کنند. این سهام‌داران عبارتند از سرمایه‌گذاران، مدیران، دولت، تأمین‌کنندگان، شرکا و … . بهترین نرم افزار حسابداری به مالکان، سهام‌داران و ذی‌نفعان شرکت کمک می‌کنند تا تصمیمات کوتاه‌مدت و بلندمدت درستی برای کسب و کار خود بگیرند تا به شرکت کمک و زمینه‌ رشد و توسعه‌ بیش‌تر شرکت و هم‌چنین نفوذ بهتر در بازار را فراهم کنند.

سه خروجی مهمی که نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی جامع می‌تواند برای شرکت به همراه داشته باشد عبارتند از:
1) صورت‌حساب سود و زیان (بیانیه‌ سود)
بیانیه‌ سود و زیان نشان می‌دهد که شرکت در یک دوره‌ مشخص زمانی چقدر تولید خالص و درآمد داشته و به چه میزان ضرر کرده است.

2) صورت وضعیت مالی
صورت وضعیت مالی نشان می‌دهد که وضعیت مالی شرکت در طول یک دوره چگونه است. این صورت وضعیت یک میانگین مشخصی از دارایی‌ها و بدهی‌ها را برای گزارش‌ها و ترازنامه آماده می‌کند و نشان می‌دهد که به چه میزان بر دارایی‌های شرکت و چه میزان بر بدهی‌های شرکت اضافه شده است.

3) بیانیه‌ جریان نقدی شرکت
بیانیه‌ جریان نقدی شرکت نشان می‌دهد که تغییرات در طول دوره‌ مشخص در صورت وضعیت سود و زیان و صورت وضعیت مالی شرکت چه تأثیری بر روند مالی شرکت داشته است. اساساً این بیانیه به گزارشی در خصوص وضعیت عملیاتی در خصوص ورودی‌ها و خروجی‌های مالی شرکت، سرمایه‌گذاری و وضعیت مالی را ارائه می‌دهد.

در دنیای داینامیک و پیچیده‌ کسب و کار امروزی بسیار مهم است که به وسیله‌ نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی مناسب که توانایی، قدرت و ساختار لازم را داشته باشد، بتوانیم صورت وضعیت مالی شرکت خود را به‌روز نگه داریم. به‌روز نگه‌داشتن صورت‌های مالی از مهم‌ترین وظایف هر یک از شرکت‌هاست و این کار باید با نرم افزارحسابداری صورت بگیرد، به دلایل زیر:

1) به ارزیابی عملکرد کسب و کار کمک می کنند.
همان‌طور که در بالا ذکر شد، سوابق حسابداری نتایج عملیات شرکت و شرح وضعیت مالی را به همراه دارد. هم‌چنین استفاده از نرم‌افزار حسابداری یا نرم‌افزار مالی می‌تواند نسبت‌های حسابداری و حساب‌های سود و زیان را به صورت متفاوت محاسبه کنند که این خود کمکی است به حسابداران برای تجزیه و تحلیل ساده‌تر عملکرد شرکت در دوره‌های مشخص. مثلاً نسبت‌های بدهی شرکت، نسبت‌های مالی فعلی، گردش مالی و… را می‌توانیم نسبت داده‌های دوره‌ حسابداری فعلی را با دوره‌ حسابداری قبلی مقایسه و ارقام بودجه را برای تجزیه‌ واریانس با هم مقایسه کنیم.

2) کمک به مدیریت و نظارت بر فرآیندهای مالی شرکت

3) کمک به انجام فعالیت شرکت به صورت قانونی
یک نرم افزار حسابداری می تواند به ما این تضمین را بدهد که تمامی پرداخت‌ها و بدهی‌های شرکت در زمان خودش و به موقع پرداخت خواهد شد. نرم‌افزار حسابداری خوب برای پرداخت‌هایی مانند ارائه‌ پیش پرداخت‌ها، صندوق بازنشستگی، مالیات بر ارزش افزوده، مالیات بر فروش، مالیات بر درآمد و… می‌تواند در زمان‌های خود اعلام کند و از روی پرداخت‌های ما میزان پرداخت مورد نیاز را برای هر یک از این موارد کسر و مشخص کند که همه‌ این موارد ساختار قانونی شرکت را حفظ می‌کند.

4) کمک به بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی برای پروژه‌های آتی
نرم‌افزار مالی و حسابداری مناسب و کامل به مدیران کمک می‌کند تا بودجه‌های خود را به درستی ببندند و برای برنامه‌های آینده برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشند. روند یک تجارت خوب بر اساس داده‌های حسابداری قبلی برآورد می‌شود تا بتواند برای آینده‌ متناسب با اطلاعات قبلی برنامه‌ مشخص داشته باشد. یک نرم‌افزار مالی مناسب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ضمانت‌نامه‌های مالی خود را به درستی تکمیل، اسناد بورس خود را آماده و ضمانت‌های مالیاتی را به درستی تکمیل کنند. شرکت‌ها باید متناسب با داده‌های نرم‌افزار مالی و حسابداری خود ضمانت‌نامه‌های مالی مورد نیاز شرکت را تنظیم کنند و برای اهداف مالیاتی مستقیم و غیر مستقیم و هم‌چنین برنامه‌های سهام بتوانند زمان‌بندی درستی داشته باشند و به موقع و به درستی اسناد خود را مرتب کنند.

5) سایر اطلاعات
نرم افزار حسابداری و مالی جامع در یک شرکت می‌تواند برای دریافت اطلاعات و گزارش‌های کمی و کیفی در زمان‌های مختلف به شرکت‌ها کمک و متناسب با داده‌هایی که دریافت می‌کنند گزارش‌های مختلفی به شرکت‌ها ارائه کنند.

– بزرگ‌ترین تغییرات سازمان‌های فعال در حوزه‌ی حسابداری و مالی چیست و الگوهای موثر بر کسب‌ و کار مالی چیست؟

– متخصصان حسابداری و مالی چگونه می‌توانند از این الگوها برای فرصت‌آفرینی بهره ببرند

نزدیک به 500 سازمان در حوزه‌ی خدمات مالی، حسابرسی و تولید نرم‌افزار حسابداری که از 2 تا 500 پرسنل داشتند در نظرسنجی شرکت کردند تا الگوهای اساسی که کسب‌ و‌ کارشان را تحت تاثیر قرار می‌دهد، شناسایی کنند.

به‌طور معمول، فرصت‌های فراوانی برای شرکت‌های تولیدکننده‌ی نرم‌افزار حسابداری و مالی، خدمات مالی و حسابرسی وجود دارد تا بتوانند درآمد و سود بیش‌تری نسبت به قبل کسب کنند؛ اما نکته‌ی کلیدی این است که صاحبان این کسب‌ و کارها باید فرصت‌ها را بشناسند و شیوه‌ی استفاده از آن‌ها را فرا بگیرند. نظر اساتید و افراد مجرب و متخصص در این حوزه در کنار فرصت‌هایی که به آن‌ها اشاره می‌شود، همگی مدرکی بر اهمیت بررسی مسیر آینده‌ی کسب‌ و کار و حسابداری است.

تحقیقات نشان می‌دهد کسب‌ و کارها و سازمان‌های موفق در حوزه‌ی مالی و حسابداری صرفا بر موضوعات تخصصی حوزه‌ی خود تمرکز ندارند. موردی که بیش‌تر سازمان‌های موفق بر سر آن اتفاق نظر داشتند، اهمیت تکنولوژی و چگونگی بهره‌گیری از فرصت‌هایی است که به واسطه‌ی آن برای سازمان‌ها خلق می‌شود.

نتایج حاصل از این نظرسنجی که حدود 500 سازمان در آن شرکت کردند، نشان می‌دهد تنها 18درصد کسب‌ و کارهای مرتبط با حسابداری و امور مالی پذیرای تغییرات و الگوهای نوین کسب‌ و کار هستند و 82درصد کسب‌ و کارها در حوزه‌های منتخب، آمادگی پذیرش الگوهای نوظهور کسب‌ و کار را ندارند.

بیشتر بخوانیم: حساب بانک و عملیات بانکی در نرم افزار هما

در ادامه با اتکا بر نتایج این بررسی، پنج الگوی کسب‌ و کار مالی که سازمان‌ها را تحت تاثیر قرار می‌دهند، بررسی می‌کنیم:

1) افزایش تمرکز بر خدمات پس از فروش؛ خدمات پس از فروش روز‌به‌روز در حال تغییر و پیشرفت است. این خدمات زمانی صرفا به‌شکل حضوری انجام می‌‌‌‌‌‌‌‌گرفت، اما امروزه چنین ارتباطی تبدیل به یک فرآیند پیچیده و نامتناهی شده است. ارتباط میان مشتری و سازمان که در گذشته به‌شکل محدود و در ساعاتی خاص وجود داشت، امروزه تبدیل به پدیده‌ای شده است که همواره و در هر لحظه می‌بایست برقرار باشد.
واقعیت این است که شاید این روزها چابکی و سرعت در خدمت‌رسانی یک فرصت باشد، اما در آینده‌ای نزدیک یک «باید» است؛ سرعت تغییرات در دنیای کسب‌ و کار به‌شدت رو به افزایش است و سازمانی که توجه صِرف به افزایش دانش تخصصی (به‌طور مثال دانش مالی) بدون در نظر گرفتن تکنولوژی دارد، رقابت را از دست می‌دهد.

در این پژوهش، از هر 10 سازمان موفق، هشت سازمان بر اهمیت افزایش کیفیت خدمت‌رسانی به مشتریان واقف بودند و اعتقاد داشتند در آینده کیفیت خدمات بر مشتریان تاثیر شگرفی بر کسب‌ و کارشان دارد؛ هم‌چنین با مورد پرسش قرار دادن اهمیت تکنولوژی در کیفیت خدمت‌رسانی، 76درصد سازمان‌های شرکت‌کننده در این پژوهش، نقش تکنولوژی در خلق ارزش برای مشتریان را اجتناب‌ناپذیر دانستند.

2) تکنولوژی و یکپارچگی اطلاعات؛ اهمیت و دستاورد یکپارچگی تکنولوژی در چیست؟ طبق نتایج به‌دست آمده در این پژوهش، مدت زمان فرآیند ارائه‌ی پیش‌فاکتور تا پرداخت توسط مشتری در سازمان‌هایی که آمادگی نسبتا بالاتری برای پذیرش تکنولوژی داشتند، بسیار کم‌تر است. تحقیقات نشان می‌دهد چنین فرآیندی حدود 10 روز کاری در سازمان‌هایی که فرآیندهای‌شان از حالت مدیریت سنتی به سیستمی تغییر کرده است، سریع‌تر خاتمه می‌یابد.
50 تا 60درصد افزایش سرعت در خاتمه‌ی فرآیندها، نتیجه‌ی یکپارچگی اطلاعات و کاهش دوباره‌کاری‌هاست و با اتکا به تکنولوژی و یکپارچگی اطلاعات می‌توان خدمت‌رسانی به مشتری را سرعت بخشید.

3) فرصت‌هایی که تکنولوژی موبایل ارائه می‌دهد؛ تقریبا 80درصد کسب‌ و کارهای موفق معتقدند تلفن همراه به واسطه‌ی قابلیت حمل، تاثیر به‌سزایی بر کسب‌ و کار خواهد گذاشت؛ هم‌چنین در میان حسابدارانی که هم اکنون از راهکارهای موبایلی استفاده می‌کنند، نتایج درخور توجهی به‌دست آمده است: بهبود 58درصدی کیفیت خدمات به واسطه‌ی افزایش بهره‌وری تا 55 درصد.
بر پایه‌ی این تحقیق، مشخص شد بیش‌تر سازمان‌های مدرن در حوزه‌ی مالی و حسابداری، اقدام به پیاده‌سازی تکنولوژی Cloudکرده‌اند، این در حالی است که تعداد کم‌تری از سازمان‌های سنتی تمایلی به بهره‌گیری از این تکنولوژی دارند.

4) مدیریت استعدادها و جانشین‌پروری؛ با اتکا به نتایج به‌دست آمده از تحقیق، مشخص شد که از هر 10 سازمان موفق، 7 سازمان اهمیت ویژه‌ای برای مدیریت استعدادها و جانشین‌پروری قائل هستند. از طرفی صرفا در 30درصد از سازمان‌هایی که به‌شکل سنتی مدیریت می‌شوند، موضوع جانشین‌پروری مهم است.
هم‌چنین، سازمان‌های متوسط و بزرگ که عموما بیش از 50 پرسنل دارند، معمولا به‌طور رسمی برنامه‌ای برای جانشین‌پروری در نظر می‌گیرند تا بتوانند نیروهای مستعد را حفظ کنند. این موضوع در سازمان‌هایی با حدود 25 پرسنل، تقریبا نادیده گرفته می‌شود.

5) شبکه‌های اجتماعی، ابزاری اثربخش برای کسب‌ و کار؛ نزدیک به 70درصد سازمان‌های موفق هم اکنون شبکه‌های اجتماعی را ابزاری ضروری برای کسب‌ و کارشان می‌دانند و از آن‌ها به‌منظور خدمت‌رسانی و تبلیغات استفاده می‌کنند. این در حالی است که حدود 28درصد از سازمان‌های موفق، در نظر دارند طی یک یا دو سال آتی از شبکه‌های اجتماعی بهره ببرند و فقط 2درصد کسب‌ و کارهای موفق، برنامه‌ای برای حضور در شبکه‌های اجتماعی ندارند.
در میان سازمان‌هایی که در این پژوهش در طبقه‌ی سازمان‌های مدرن قرار نمی‌گرفتند، 55درصد در حال استفاده از شبکه‌های اجتماعی هستند و 34درصد از آن‌ها در حال برنامه‌ریزی برای حضور در شبکه‌های اجتماعی هستند.

استفاده از شبکه‌های اجتماعی به‌منظور برقراری ارتباط موثرتر با مشتریان اجازه می‌دهد تا صنایع و کسب‌ و کارها به‌شکل بهتری شناخته شوند و نیازهای‌شان بهتر درک شود.

چه نرم افزار حسابداری مناسب شغل شماست؟
صاحبان مشاغل به راحتی می‌توانند از نرم‌افزار حسابداری مناسب با شغل خودشان استفاده کنند و مدیریت مالی کسب و کار خود را در دست بگیرند. تنوع نرم‌افزارهای حسابداری به اندازه و نوع کسب و کار شما ارتباط مستقیم دارد. در ایران به دلیل آگاه نبودن صاحبان مشاغل از حسابداری، نرم‌افزارهای مالی را به سوی هوشمند‌سازی هدایت می‌کنند تا صاحبان مشاغل بتوانند به سادگی بخش حسابداری خود را مدیریت یا از عملکرد حسابداران خود آگاهی داشته باشند. در نرم‌افزار‌های مالی رایج در بازار معمولاً پس از ثبت یک رویداد مالی مانند فروش، تمامی‌عملیات‌ مربوط به آن از جمله کاهش موجودی انبار، افزایش حساب بدهکاران یا صندوق و بانک، افزایش فروش، سود حاصل از فروش، گزارش‌های حسابداری و مدیریتی مانند دفاتر روزنامه و کل و معین و غیره به صورت اتوماتیک ثبت خواهد شد.

چند نکته‌ای که قبل از خرید نرم‌افزار حسابداری مناسب شغلتان باید بدانید:
1. نرم‌افزار حسابداری مناسب شغل خود را شناسایی کرده یا درباره آن مشورت کنید. برخی از بسته‌های نرم‌افزاری حسابداری برای صنعت و حرفه‌ای خاص طراحی شده‌اند. از این قبیل نرم‌افزار‌ها می‌توان نرم‌افزار‌های تولیدی، شرکتی، فروشگاهی، بازرگانی و… را نام برد. با اینکه نرم‌افزار‌های عمومی‌ معمولاً مقرون به صرفه‌تر هستند، اما نرم‌افزاری که متناسب با شغل شما باشد، امور را برای شما بسیار آسان‌تر می‌سازد. برای مثال اگر شما صاحب یک بوتیک لباس‌فروشی باشید، نرم‌افزار حسابداری ویژه خرده‌فروشی به شما کمک می‌کند که موجودی خود را به راحتی مدیریت کنید.

در این نرم‌افزار‌ها ویژگی‌هایی طراحی شده است که شما را قادر می‌سازد به سادگی آیتم‌هایی از قبیل رنگ، سایز یا نوع کالا را انتخاب کنید. این نرم‌افزار‌های حسابداری همچنین سیستم فروش یکپارچه دارند. به طور کلی نرم‌افزار‌های ویژه مشاغل برای کاربردهای عملیاتی و بالا بردن ارزیابی عملکرد مشاغل طراحی شده‌اند.

2. تصمیم بگیرید که می‌خواهید نرم‌افزار شما شامل چه ویژگی‌هایی باشد.
یک لیست از کارهایی که می‌خواهید نرم‌افزار حسابداری شما، متناسب با نیاز و ساختار شغلتان داشته باشد تهیه کنید.
ممکن است شما به نرم‌افزار حسابداری ساده‌ای نیاز داشته باشید که تنها جریان‌های نقدی شما را پیگیری کند. یا اینکه ممکن است به نرم‌افزاری جامع نیاز داشته باشید که تمامی ‌کارها را برایتان انجام دهد.

3. با یک راه‌حل کم‌هزینه شروع کنید.
بسته به اینکه نیاز‌های شما تا چه حد عمومی‌ یا پیچیده باشند، باید نرم‌افزار مطابق با نیاز خود را انتخاب کنید. برای مثال اگر شما تنها مالک کسب و کار خود هستید، کارمندی ندارید و گردش موجودی شما پایین است و تعداد انگشت شماری مشتری دارید، نرم‌افزار‌های ارزان قیمت پایه برای شما بهترین گزینه است.

این گونه نرم‌افزار‌ها شامل تمامی ‌ویژگی‌های پایه‌ای که شما به آن نیاز دارید، هستند. این نرم‌افزار‌ها شما را قادر می‌سازند که فاکتورها را برای مشتریان خود صادر کنید. مشتریان شما نیز می‌توانند امکان پرداخت از طریق دستگاه پوز و سایر امکانات مشابه را داشته باشند.

4. تمام هزینه‌های درگیر با قیمت‌گذاری را در نظر بگیرید.
(خدمات پس از فروش و تمدید سالیانه)
اگر کسب و کار شما گردش موجودی بالایی دارد یا کارمندان زیادی دارید، لازم است که از قابلیت‌های پیچیده‌تر و ویژه شغل خود بهره‌مند شوید. این گونه نرم‌افزار‌ها موجودی شما را به طور مداوم کنترل کرده و به شما کمک می‌کند که برای خرید خود برنامه‌ریزی کرده و جریان‌های نقدی خود را مدیریت کنید. همچنین می‌توانید چندین سطح قیمت‌‌‌گذاری تعریف نمایید. بنابراین در هنگام خرید نرم‌افزار حسابداری علاوه بر هزینه کلی نرم‌افزار که باید بپردازید، به سایر هزینه‌ها نیز توجه کنید: هزینه‌های تعمیر و نگهداری، پشتیبانی و ارتقا‌های دوره‌ای.

5. اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار حسابداری شما توانایی رشد با کسب و کارتان را دارد.
انعطاف‌پذیری یک عامل کلیدی در هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری کسب و کار شماست. کسب و کار شما ممکن است در ابتدا محدود و کوچک باشد، اما اگر شما قصد داشته باشید آن را رشد دهید، به نرم‌افزاری نیاز خواهید داشت که بتواند خود را با گردش موجودی بالا و کارمندان و مشتریان بیشتر تطبیق دهد.
دریابید که نرم‌افزار شما ماژول‌های افزایش قابلیت و ارتقا را دارد یا نه زیرا این نکته اهمیت ویژه‌ای دارد. وقتی صحبت از مدیریت مالی است، یک نرم‌افزار حسابداری و مالی خوب می‌تواند در کسب و کار شما تفاوت ایجاد کند.

بیشتر بخوانیم: اسناد دریافتنی و پرداختنی در نرم افزار هما

نرم افزار حسابداری هما
شرکت شهرنوین نرم افزار حسابداری جامع را با عنوان راهکارهای یکپارچه هما ارائه داده است، که علاوه بر داشتن قابلیت های کاربردی می تواند نقش مهمی را در تجزیه و تحلیل در زمینه های حسابداری و انجام امور مالی ایفا نماید.هما به کاربر کمک می‌کند تا امور مالی خود را مثل رسیدگی، کنترل، نظارت و تهیه‌ی گزارش آسان تر و با سرعت بیشتر انجام و ارائه دهد.هما کاربرد های فراوانی دارد که این کار برد ها در زمینه های انبار و دارایی ها، حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها، مخارج و هزینه ها و تهیه‌گزارش از صورت های مالی به کاربر کمک و خدمت رسانی می‌کند.

نرم افزارحسابداری شرکت شهر نوین به کاربران و مدیران کمک می کنند تا کارهای مربوط به حسابداری مانند رسیدگی به انبار، کنترل و نظارت بر روی حساب ها و تهیه ی گزارش و نمودار ها را ساده تر، بادقت تر و با سرعت بیشتری انجام دهد. شرکت شهرنوین با ارائه ی نرم افزارهای حسابداری در مدل های مختلف متناسب با تمامی نیازهای کاربران مانند نرم افزارهای حسابداری فروشگاهی، شرکتی، رستورانی، کارخانه های تولیدی و … و با امکانات بسیار زیاد و گوناگون توسط شرکت شهرنوین تولید شده اند.

کاربرد های اصلی نرم افزار حسابداری هما :
– کنترل انبار و دارایی ها
– کنترل حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها
– کنترل مخارج و هزینه ها
– تهیه‌گزارش از صورت های مالی

کنترل انبار و دارایی ها:
از کاربرد های اصلی هما داشتن ماژول انبار داری کنترل و نظارت بر آن است. با استفاده از این ماژول شخص استفاده کننده در قالب انباردار میتواند بر کل کالا های موجود در انبار مدریت کند.

کنترل حساب های بانکی و صندوق‌ها:
در هما این قابلیت وجود دارد، که حساب‌های بانکی مورد استفاده‌ی شرکت یا دسته چک‌های مربوطه را تعریف و بر آنها مدیریت کرد. همچنین با تعریف صندوق می‌توان بر دارایی‌های مالی و خزانه‌ شرکت کنترل و مدیریت کرد.

کنترل مخارج و هزینه ها:
نرم افزار حسابداری جامع هما این قالبیت را دارد که رویداد های مالی چه در قالب خرید و فروش و یا در قالب مخارج و هزینه ها ثبت و کنترل کرد.

تهیه‌ گزارش از صورت های مالی:
سیستم مالی هما، با داشتن ابزار قدرتمند گذارش ساز این قابلیت را دارد که نیاز‌های اطلاعاتی استفاده کنندگان صورت های مالی را رفع کند. نرم افزار حسابداری جامع هما در زمینه های کاربردی فوق مدیران شرکت ها در پیشبرد اهدافشان یاری نموده و تاثیرات مثبتی در بازار رقابتی کسب و کارشان بگذارد.

مزایای استفاده از نرم افزارهای شرکتی برای کسب و کارهای گوناگون:
هر کسب و کاری با سرعت رشد بالا برای تصمیم‌گیری در مورد بهترین سیستم کسب و کار جهت مدیریت عملیات روبه گسترش خود با چالش‌هایی مواجه است. معمولا اهداف مرتبط با افزایش درآمد کوتاه مدت نقش بسیار کمی در برنامه‌ریزی مناسب برای سیستم نرم افزار یکپارچه مدیریت کسب و کار دارند. در نتیجه اپلیکیشن های متفاوت و متنوعی در بخش های مختلف و برای حیطه های مختلف کارکردی نصب می‌شوند که منجر به عدم کارایی فرایند کسب و کار و تلاش ها برای یکپارچه سازی نرم افزار خواهند شد. اما در ابتدا باید فهمید که دلیل ایجاد این مشکلات چه چیزی است و چگونه می‌توان از آن ها اجتناب کرد.

ساختار یک سیستم معمولی و منفک کسب و کار:
شرکتی که به سرعت در حال رشد است می‌تواند بلافاصله درگیر فضای یک اپلیکیشن پیچیده گردد. در ابتدا زمانی که شرکت ها شروع به کار می‌کنند نرم افزار حسابداری ای را نصب می‌نمایند تا از این طریق بتوانند دفاتر مالی خود را مدیریت کنند.

شرکت ها در حالی که به دنبال یافتن مشتریان بیشتری هستند، برای حل مشکلات پشتیبانی از مشتری به دنبال سیستم‌های مستقل مدیریت فرصت خواهند بود. مدیریت موجودی، مدیریت سفارشات و سیستم‌های مدیریت و تحویل سفارش توسط نرم افزارهای کاملا متفاوت و صفحات گسترده انجام می‌شوند.

برای افزایش بیشتر درآمد ناخالص، بسیاری از شرکت‌ها دفاتر جدیدی در مکان‌های مختلف باز می‌کنند و پذیرای کانال های فروش بیشتری می‌شوند که منجر به ایجاد فرایندهای پیچیده تری برای یکپارچگی تجارت، صدور مکرر صورت حساب ها و تلفیق داده‌های مالی متعلق به این دفاتر خواهد شد. نرم افزارهای کسب و کار اضافی برای پشتیبانی از این فرایندها می‌تواند به شکل اپلیکیشن های مستقل از فروشندگان مختلف، اپلیکیشن های داخلی و یا انواعی از راه حل های صفحات گسترده باشد.

کسب و کارهایی که تکامل سیستم های خود را در طول زمان به این شکل بدست می‌آورند خود را با یک ساختار ضعیف برنامه ریزی خواهند دید که نیازهای کوتاه مدت تاکتیکی و بی کیفیت را برآورده می سازد و در طول زمان شرکت را از بزرگ شدن به شکلی کارا باز می‌دارد. این شبکه درهم تنیده از سیستم های منفک نرم افزار کسب و کار، که معمولا تحت عنوان “نرم افزار هیربال ” شناخته می شوند مانع انعطاف و بهره وری شرکت شده و نهایتا توانایی رشد شرکت را کاهش می دهند.

بیشتر بخوانیم: داشبورد مدیریتی چیست؟

چالش های کسب و کار ناشی از داشتن سیستم منفک نرم افزاری:
زمانی که شرکت های با رشد بالا از اپلیکیشن های مجزای متفاوتی استفاده می‌کنند، با چالش های بیزینسی زیادی رو به رو خواهند شد. این چالش ها می‌توانند به حدی حاد و شدید شوند که از رشد شرکت ممانعت کنند. در صورتی که کسب و کار خود را با سیستم های نرم افزار کسب و کار کاملا متفاوت مدیریت می‌کنید به خلاصه‌ای از مشکلات اصلی که می تواند مانع رشد شما شود و در ادامه به آن ها اشاره شده است توجه فرمایید.

1) بهره وری اتلاف شده کارمندان: زمانی که شرکت شما در حال رشد است، هر کارمندی باید عملکردی با بهره وری بهینه داشته باشد. اگر پیشرفت کارمندان شما به دلیل فرایندهای غیر کارآمد و منفصل با مشکل مواجه شود، خطاها را افزایش داده و زمان آن‌ها را که باید وقف انجام وظایف بسیار مهم تری گردد به هدر خواهد داد. فرایندهای مهم مانند پردازش سفارشات، صدور صورت حساب ها، تایید هزینه ها و تحویل و آماده سازی مثال‌های کمی در این زمینه هستند و همه این ها به زمانی بسیار بیشتر برای رسیدگی نیاز خواهند داشت و معمولا مملو از اشتباه خواهند بود. برای مثال کارمندان شما ممکن است ساعت‌ها مشغول به وارد کردن مجدد اطلاعات سفارش به سیستم حسابداری و صدور صورتحساب به شکل دستی باشند در حالی که سایر کارمندان دقیقا همان اطلاعات را از سیستم CRM شما برای فرایندهای تحویل و آماده سازی سفارش و محاسبه کمیسیون های فروش بدست می‌آورند. اگر هر کدام از سفارشات در این بین کنسل شود کارمندان شما مجبور هستند تا انبوهی از داده ها را بررسی کنند تا این اطلاعات را مجددا با یکدیگر تطبیق دهند. چنین وظایف انسانی و مبتنی بر نیروی کار سرعتی را که شرکت شما برای رشد خود نیاز دارد کاهش خواهد داد.

2) عدم فهم صحیح از زمان واقعی: زمانی که سیستم های نرم افزاری یکپارچه نباشند، چندین پایگاه داده هم پوشاننده خواهید داشت و نخواهید توانست به راحتی و به سرعت دیدگاهی از عملکرد کسب و کار داشته باشید. گزارشات که نشان دهنده عملکرد شما در دپارتمان های مالی، فروش، بازاریابی، خدمات و آماده سازی هستند برای دادن دیدگاهی یکپارچه از عملیات شرکت شما ضروری خواهند بود. بیشتر شرکت ها به دلیل نیاز به زمانی طولانی برای تامین، استخراج و تحلیل داده های مورد نیاز، به سادگی از درخواست کردن منظم این اطلاعات دست می‌کشند. برای آن هایی که بدین شکل عمل می‌کنند ساعت های بی شماری جهت مرتبط کردن داده های تاریخ گذشته، مملو از اشتباه و نامرتبط اتلاف می‌شود. در نتیجه کسب و کارها یا تصمیم گیری های بسیار مهم را به کندی و بر اساس اطلاعات غیر دقیق و اشتباه خواهند گرفت و یا به طور احساسی تصمیماتی سریع و مخاطره آمیز خواهند گرفت.

3) هزینه و پیچیدگی یکپارچگی: با وجود تعداد بسیار زیاد اپلیکیشن های متفاوت و مجزا، IT زمان و پول بسیار زیادی را برای یکپارچگی، نگهداری و کسب نسخه‌های جدیدی از این اپلیکیشن ها به هدر می دهد. معمولا زمانی که نسخه های جدید خریداری می شوند، حتی به یکپارچگی و نگهداری بیشتری برای تمام نسخه های متفاوت از نرم افزار وجود خواهد داشت تا بتوانند با یکدیگر مشغول به کار شوند. در نتیجه زمان ارزشمند IT که می تواند کسب و کار را بسیار مولدتر سازد اتلاف می‌شود در حالی که در همین حین هزینه های نگهداری به شدت و ناگهانی افزایش می یابند.

4) افزایش ریزش و رویگردانی مشتریان: اکتساب مشتریان و رشد درآمد، ستون‌های اصلی برای تداوم موفقیت شرکت شما محسوب می‌شوند. برای رقابت شدید ضروری است تا شرکت شما تجربه ای بیش از حد انتظار برای مشتریان ایجاد کند و یا این ریسک را بپذیرد که مشتریانش به مشتریان شرکتی دیگر تبدیل شوند. زمانی که مشتریان قادر نباشند به سرعت درباره موقعیت سفارش خود اطلاعات کسب کنند، نتوانند مسائل خود را به موقع حل کنند یا مجبور باشند تا هر از چند گاهی با مشکل اتمام محصولات مورد نیاز خود مواجه شوند، از رضایت کمتری برخوردار شده و با احتمال کمتری خرید کردن از شما را ادامه خواهند داد. یک سیستم یکپارچه نرم افزار می تواند به شما اطمینان دهد که مشتریانتان از اطلاعات و تجربه مناسب برخوردار هستند و کارمندان شما دسترسی سریع به تمام اطلاعات مورد نیاز در مورد مشتریان برای خدمات رسانی و فروش را خواهند داشت.

5) مزایای اپلیکیشن های نرم افزار یکپارچه: برای آن که رشد شرکتتان با سرعت قابل توجهی که برای آن برنامه ریزی کرده اید حفظ شود، ضروری است تا اپلیکیشن های نرم افزار کسب و کار خود را حول یک codebase، پایگاه داده و فرایند کسب و کار یکپارچه سازید. مزیت طراحی سیستم خود به این شکل موجب صرفه جویی در مقدار بسیار زیادی پول شده و بهره وری کسب و کار را که شامل موارد زیر می باشد ارتقا می بخشد:

6) کارایی فرایند در کل سازمان: چندین فرایند کلیدی وجود دارد که شما ممکن است با آن ها در عملیات روزانه خود با آن مواجه شوید، مواردی مانند مدیریت سفارشات، تحویل و آماده سازی، صدور صورتحساب، جمع آوری و دریافت پرداخت های نقدی، تایید هزینه ها و تطبیقات مالی مثال هایی از این فرایندها باشند. خودکارسازی چنین فرایندهایی شما را قادر می‌سازند تا از استخدام افراد جدید برای مدیریت این فرایندها بپرهیزید و از طرف دیگر می‌توانید کارمندان خود را مجددا به کار گیرید تا به فعالیت های با ارزش‌تری که به نوآوری و رشد کسب و کار شما کمک میکنند بپردازند. در یک مطالعه ROI توسط شرکت تحلیلگر مستقل نوکلئوس ریسرچ در مورد استفاده مشتریان از NetSuite، مهمترین مجموعه نرم افزار یکپارچه مدیریت در تمام دنیا، نوکلئوس دریافته است که با استفاده از یک مجموعه نرم افزار یکپارچه، تاریخ های بستن مالی تا 50% از سرعت بیشتری برخوردار می‌شوند، بهره وری فروش تا 12.5 % افزایش می‌یابد و گردش موجودی تا 50% بیشتر می‌شود. در پژوهشی مشابه، مشتری دیگری، کالای مورد سفارش خود را ارتقا بخشیده و زمان فرآیند سفارش دهی را تا 66% کاهش داده است.

7) بهبود چشمگیر دیدگاه: فهم درست از زمان واقعی در زمان تصمیم گیری آگاهانه و به موقع بسیار مهم تلقی می‌شود. زمانی که می‌توان تقریبا از هر جایی و به سرعت بدون اتلاف منابع برای استخراج داده ها و تلفیق داده های بدست آمده از منابع مختلف، به اطلاعات دسترسی داشت، کارمندان بسیار مطلع تر بوده و می‌توانند تصمیمات سریع تر و دقیق تری را اتخاذ کنند. برای مثال با داشتن تمام داده های در دسترس کسب و کار خود در زمان واقعی، کونیگ ویلز قادر بود تا بر حجم کاری تامین کنندگان در زمان واقعی نظارت داشته و بیزینس خود را در طول 4 سال دو برابر سازد در حالی که 120000$ را به طور سالانه ذخیره کرده بود.

8) صرفه جویی چشمگیر در وقت و هزینه IT: با IT دیگر نیاز به تهیه، نصب و نگهداری از سیستم های چندگانه و همچنین ایجاد یکپارچگی در بین آن ها وجود نخواهد داشت. کاهش قابل ملاحظه ای در هزینه های عملیاتی مشاهده می‌شود و درعین حال زمان گروه IT می‌تواند صرف بهبود کارکردهای کسب و کار شود.

9) رشد سرعت یافته: وجود یک سیستم نرم افزار یکپارچه، گسترش در مکان های مختلف و کانال های فروش بیشتر به دلیل وجود داده ها و فرایندهای مدیریت و حسابداری یکپارچه، می تواند دستاوردهایی بسیار سریعتر ایجاد کند. شرکت ها همچنین می توانند با داشتن فهم و آگاهی بیشتر، بیش فروشی و فروش مکمل را برای پایگاه مشتریان کنونی خود به شکلی کاراتر به انجام رسانند. کمپانی Rack که شرکتی است که به تازگی در سال 2009 شروع به کار کرده است، به سرعت توانست به رشدی قابل ملاحظه دست یابد به طوری که به 4 میلیون مشتری را با استفاده از یک سیستم یکپارچه (NetSuite OneWorld) سرویس می دهد.

10) خلاقیت مبتنی بر کاربران: به دلیل آن که تغییرات در فرایندها می توانند به سرعت اجرا شوند، کاربران دائمی کسب و کار قادر هستند تا تخصص کارکردی خود را بکار گیرند تا فرایندها و اپلیکیشن ها را به شیوه ای که باعث بهبود عملکرد شود تغییر دهند. در همین حال IT آزادی لازم را برای تمرکز کردن بر روی خلاقیت های استراتژیک خواهد داشت که این امر می تواند بر ارزش سود خالص به وسیله ایجاد راه حل های نوآورانه ارزش افزوده بیفزاید.

امروزه شرکت ها تقریبا در هر صنعتی از نرم افزارهای پیچیده کسب و کار استفاده می‌کنند تا رشد خود را تضمین کنند اما بسیاری از آن ها همچنان به دلیل پیچیدگی سیستم های عملکردی که باعث ایجاد مسائل بهره وری کارمندان و توقف در گلوگاه فرایندها می‌شوند در حال تلاش برای حفظ رشد خود و مدیریت هزینه ها به شکلی موثر هستند. مجموعه نرم افزارهای یکپارچه کسب و کار در حال تغییر دادن شیوه‌های مدیریت شرکت ها بوده و آن ها را قادر می‌سازد تا از مشکلاتی عبور کنند که تا پیش از این مانع آن ها برای رساندن کسب و کار خود به سطح بعدی رشد و سودآوری شده اند.

بیشتر بخوانیم: مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM

حسابداران این 4 نقش را باید به عهده بگیرند!
نقش متفاوت را بر عهده بگیرد و سیستم حسابداری یک کسب و کار باید تمام تقاضاهای مبتنی بر حسابداری عملکردی بسیار خطیر در کسب و کار بر عهده دارد.

نگهداری سوابق: یک کسب و کار نیاز به یک سیستم قابل اتکا برای نگهداری سوابق و دفاتر مالی دارد تا بتواند عملکردی کارا و بدون مشکل داشته باشد. کنترل شدید حسابداری داخلی برای حداقل ساختن اشتباهات و کلاهبرداری ها مورد نیاز می‌باشد.

تمکین مالیاتی: یک کسب و کار باید از قوانین بی شمار مالیاتی پیروی کند و این موضوع به حسابدار ارشد بستگی دارد تا مطمئن شود که تمام اظهارنامه‌های مالیاتی در زمان مقرر و به درستی تنظیم شده باشند.
تنظیم گزارش مالیاتی: یک کسب و کار، صورت های مالی را مطابق با استانداردهای تعیین شده گزارش نویسی مالی و حسابداری، تهیه می‌نماید و این صورت‌های مالی به طور مرتب در اختیار سهامداران خارجی و بستانکاران قرار می‌گیرد.

تحلیل و گزارش داخلی: حسابدار باید اطلاعات مورد نیاز را در بهترین فرمت ممکن در اختیار مدیران بگذارد تا از این طریق بتواند به آن ها در تصمیم گیری، کنترل و برنامه ریزی کمک نماید. این شاخه از حسابداری، حسابداری مدیریت نام دارد.

پیشرفت در زمینه حسابداری مدیریت:
طراحی و کنترل سیستم نگهداری سوابق حسابداری، پیروی از قوانین مالیاتی و تمهید گزارشات مالی خارجی نیاز به صرف میزان بسیار زیادی از زمان و توجه دپارتمان حسابداری یک کسب و کار خواهد داشت. حتی در این صورت هم نیازهای خاص حسابداران به اطلاعات حسابداری اضافی نباید به طور پیش فرض در اولویت پایین تری قرار گیرد و یا با اهمیت کمتری انجام شود. حسابدار ارشد (کنترلر) مسئولیت دارد تا برآورده ساختن نیازهای مدیران در زمینه اطلاعات حسابداری را با حداکثر اثربخشی تضمین نماید. مدیران باید این موضوع را از حسابداران خود تقاضا کنند.

پیروی از ساختار سازمانی:
در یک کسب و کار کوچک معمولا تنها یک مدیر، مسئول سود شرکت در نظر گرفته می‌شود. با وسعت یافتن کسب و کارها، دو و یا تعداد بیشتری از مدیران، مسئولیت سود را برعهده می‌گیرند. قانون جامع حسابداری مدیریت، پیروی از ساختار سازمانی است. به هر مدیر اطلاعاتی گزارش میشود که مرتبط با مسئولیتی است که بر عهده دارد. (این قانون به طور منطقی به حسابداری سنجش مسئولیت اشاره می‌کند.) برای مثال اگر مدیری مسئول یک خط تولید در نظر گرفته شده باشد، دپارتمان حسابداری باید گزارش فروش و هزینه ها را برای آن خط تولید به مدیر مسئول آن ارسال نماید. اگر مدیری مسئول نگهداری از ساختمان می‌باشد، تمام هزینه های مرتبط باید به اطلاع مدیر مزبور رسانده شود.

به طور معمول یک مدیر، مسئول یک یا دو بخش سازمانی می‌باشد:
– مراکز سود:
منابع قابل شناسایی برای درآمد ناشی از فروش و هزینه‌های مرتبط، مواردی مجزا از یکدیگر می‌باشند و بنابراین می‌توان تخمینی از سود برای هر یک از آن ها بدست آورد. یک مرکز سود می‌تواند یک محصول مشخص، یک خط تولید، مکانی معین، محدوده ای که طیف وسیعی از محصولات فروخته می‌شوند و یا یک کانال توزیع باشد. به ندرت یک کسب و کار به عنوان یک مرکز سود مختلط بدون هیچگونه تفاوتی در منابع مختلف فروش و سود مدیریت می‌شود.

بیشتر بخوانیم: سیستم طراحی فرم اطلاعاتی در نرم‌افزار هما

– مراکز هزینه:
دپارتمان های مشخص و واحدهای دیگر سازمانی، در ایجاد فروش نقشی ندارند اما انجام امور در این مراکز هزینه‌هایی به همراه خواهد داشت که قابل شناسایی است. برای مثال دپارتمان حسابداری، کارکنان اداره کل کسب و کار، دپارتمان قانونی و دپارتمان امنیتی. مدیرانی که مسئول این واحدهای سازمانی هستند نیاز به گزارش‌های حسابداری دارند که آن ها را از هزینه‌های جاری دپارتمان ها آگاه سازد. البته مدیران باید هزینه‌های خود را کنترل کنند. همچنین آن ها برای انجام این امر نیاز به گزارشات حسابداری دارند که حاوی اطلاعات مفید باشد.اصطلاح مرکز به سادگی کلمه ای را بیان می‌کند که شامل انواع مختلفی از بخش های سازمانی مانند دپارتمان ها، واحدها، شعبه ها، حوزه ها و سایر نام ها می‌شود.

– مراکز سود:
کسب و کارهای معظم اغلب واحدهایی نسبتا مستقل در سازمان ایجاد می نمایند. این واحدها مسئولیت هزینه و درآمد مراکز خود را نیز بر عهده دارند و علاوه بر آن از اختیارات و کنترل وسیعی در سرمایه گذاری دارایی ها و افزایش سرمایه برخوردار خواهند بود. این واحدهای سازمانی به شکلی منطقی مراکز سرمایه گذاری نام گرفته اند. اساسا یک مرکز سرمایه گذاری، یک کسب و کار کوچک درون ساختار بزرگتر و ترکیبی سازمان محسوب می شود.

در هر سازمانی از یک کسب وکار تک نفره تا یک سازمان تجاری معظم مانند جنرال الکتریک و یا IBM، مهم ترین وظیفه حسابدار مدیریت، شناسایی هر یک از منابع سود در کسب و کار و تجمیع درآمد حاصل از فروش و هزینه‌های مستقیم برای هر یک از این منابع می‌باشد. می‌توانید تصور کنید که برای مثال یک نمایندگی خرید و فروش ماشین، درآمد و هزینه‌های دپارتمان‌های فروش ماشین های جدید و سرویس و قطعات یدکی را از یکدیگر مجزا نسازد؟ یک دلال اتومبیل ممکن است سود بیشتری از عملیات مالی (پروسه وام گرفتن) نسبت به فروش اتومبیل های جدید و کار کرده بدست آورد.

حتی کسب و کارهای کوچک ممکن است تعداد به نسبت زیادی از منابع متفاوت سود را در دسترس داشته باشد. بالعکس حتی یک کسب و کار نسبتا بزرگ ممکن است تنها تعداد کمی از منابع اصلی سود را در اختیار داشته باشد. هیچ قاعده موثر و فراگیری برای طبقه بندی هزینه ها و درآمد حاصل از فروش برای جداسازی منابع سودآور وجود ندارد به بیانی دیگر قانونی برای تعریف مراکز سود یک کسب و کار در دسترس نیست.

هر کسب و کاری باید این جداسازی را مطابق با میل و روش خود انجام دهد. کنترلر می تواند به مدیریت ارشد با توجه به چگونگی سازماندهی کسب و کار در مراکز سود، مشاوره خود را ارائه دهد. اما شغل اصلی کنترلر شناسایی مراکز سودی است که توسط مدیریت تاسیس شده اند (باید بشوند) و همچنین اطمینان یافتن از این مطلب که مدیران این مراکز سود، اطلاعات حسابداری مورد نیاز را دریافت می نمایند. البته مدیران باید بدانند که چگونه از این اطلاعات استفاده کنند.